Net voordat ik heb afgesproken met Michiel Boswinkel, de schrijver van het boek Rapportbestrijding, zit ik me af te vragen wat ik me daar nu eigenlijk bij voor moet stellen. Grote stapels papier, zuchtende lezers, eindeloze verspilling van inkt, papier en uiteindelijk bomen. Rapportbestrijding zou wel eens een links georiënteerde actiegroep kunnen zijn, of misschien wel een promopraatje voor een nieuwe kantoorgerelateerde e-reader met samenvatfunctie. Zodra Boswinkel binnenloopt, vallen die ideeën van me af en de eerste vraag is logisch.

Rapportbestrijding? Wat moet ik me daar bij voorstellen?

‘Rapportbestrijding is niets meer of minder dan mijn missie op deze aarde. Je kunt nog niet eens half begrijpen hoeveel teksten er geschreven worden die nooit worden gelezen. Ik denk dat een kwart van ieder rapport gewoon ongelezen vernietigd kan worden. Daarom bestrijding. Het is een plaag.'

Dus mensen moeten minder schrijven?

‘Ja, eigenlijk wel. Maar zo makkelijk is het nu ook weer niet. Mensen moeten vooral doelgerichter gaan schrijven. Heel vaak begint een schrijver te schrijven zonder dat hij of zij een idee heeft voor wie en waarom het rapport bedoeld is. Dat levert een brei aan informatie op die voor de lezer onmogelijk te begrijpen valt. De adviseur, jurist of fiscalist schrijft gewoon de inhoud van zijn hoofd op. De nadruk van dit rapport ligt dan op: "Kijk, dit heb ik allemaal uitgezocht" en dat is natuurlijk heel erg vervelend voor iemand die graag wil weten wat het resultaat van dat onderzoek dan wel niet betekent voor zijn praktijk.'

Dat klinkt makkelijker dan het is, vrees ik.

‘Dat is helaas waar. In de praktijk denkt de schrijver vaak niet voldoende na over het effect van zijn rapport. Wat moet mijn rapport nu eigenlijk gaan opleveren voor deze organisatie? Om daar achter te komen ga je in het ideale geval een dialoog aan met je lezer, vaak een manager, een inspecteur, of de directie. Als je vooraf kunt afstemmen wat het rapport op moet leveren scheelt dat een hoop werk, tijd en frustratie voor zowel de schrijver als de lezer.'

Aha, het draait dus ook om de lezer?

‘Absoluut! De lezer bepaalt de inhoud van het rapport en niet de schrijver. Daarom adviseer ik iedereen om eerst eens om de tafel te gaan zitten met deze lezer. Wat verwacht je van mijn rapport? Wat moet je ermee doen? Welke bezwaren leven er? Welke informatie is relevant?'

Ehm, heb je een voorbeeld?

‘Er wordt een nieuwe brug gebouwd in Heerhugowaard. De architect vraagt een ingenieur of hij wil uitzoeken of de leuning van die brug vijftien centimeter breed kan zijn. Het resultaat moet gerapporteerd worden... Het lukt de ingenieur om een rapport te schrijven van tachtig pagina's (!). Op de een na laatste pagina staat het verlossende antwoord: "er zijn geen constructieve bezwaren te bedenken waarom de leuning niet vijftien centimeter breed kan zijn". Wat had deze arme overwerkte architect eigenlijk willen hebben? Een advies, waarin op de eerste (en het liefst enige) pagina staat: "Doen! Bouwen die leuning! En om de vergunningen aan te vragen kun je de bijgevoegde checklist naar de juiste instanties sturen waarmee zij eenvoudig uit de voeten kunnen."'

Oké, en het boek Rapportbestrijding gaat ons hierbij helpen?

‘Ja. Dit boek is belangrijk voor iedereen in een organisatie waar rapporten worden geschreven. Dus ook bij managementsrapportages, beleidsvoorstellen en juridische adviezen. Het helpt de opdrachtgever bij zijn verwachtingen van het rapport en het geeft de schrijver de richting en houvast die hij of zij nodig heeft. Ik maak je bewust van de functie van dit document en zet je aan het denken en hopelijk ziet iedereen die het gelezen heeft, net als ik, dat de vastgeroeste opvattingen van het rapport binnen iedere organisatie als een handicap werken. Een rapport dat afgestemd is op zijn doel en zijn lezer levert een heldere boodschap op. Het helpt de schrijver, de lezer (opdrachtgever) en de organisatie.'

Rapportbestrijding als missie. Dat klinkt overtuigend. En ook al laat Boswinkel mij met een gerust gevoel achter, toch kan ik me voorstellen dat deze utopie een aantal mitsen en maren oproept. ‘Hoe zou je dit oplossen? Vraag ik hem later.' ‘Eenvoudig', is het antwoord. ‘Ik daag bij deze iedereen uit om een rapport waarover hij of zij twijfelt of het goed geschreven of zelfs overbodig is naar me op te sturen. Ik ga daar kritisch naar kijken en geef iedereen die het nodig heeft vrijblijvend advies.'

Dat is pas een missie en ik werk daar graag aan mee. Stuur je rapport, voor 1 augustus op naar: Vergouwen Overduin, Postbus 92, 1170 AB Badhoevedorp, t.a.v. Rapportbestrijding en kijk of jij ook bijdraagt aan de rapportvervuiling waar Michiel Boswinkel het over heeft.